如何做好會議活動策劃！

任何一個會議活動策劃方案，其會議管理都可分為五大步驟：會前準(zhǔn)備、會議開始、會議進行，會議總結(jié)以及跟蹤執(zhí)行。

常言道，會務(wù)管理是核心，活動管理是目標(biāo)。因此，要想成功舉辦一場大型的會議活動，前期的會議策劃是關(guān)鍵。

首先，當(dāng)提出需要做一個會議活動時，在了解對方做這個活動的初步情況時，就需要整合資源。主辦方、承辦方要做會議活動時，都會對活動有一些想法。

整合資源包括三大板塊，這三大塊分別對前期的資料收集、整理和即將操作的活動進行了構(gòu)架，為后面創(chuàng)意的形成，方案的制作確定了一個基本框架。

外部資源構(gòu)架的是活動的廣度。在這里，外部資源指的是媒體資源、場地資源、物品資源、人脈資源等。外部資源對整個活動的影響是巨大的，甚至可以理解外部資源，這個活動平臺的重要構(gòu)成因素。

例如，這次會議論壇邀請席的嘉賓是市里面的領(lǐng)導(dǎo)還是省里面的領(lǐng)導(dǎo)，演講的嘉賓是院士？還是行業(yè)的專家？這些對活動的影響程度不言而喻。

第三部分就是內(nèi)部舉辦這次會議論壇活動的資源

主辦方內(nèi)部資源在這版塊主要考慮活動執(zhí)行方的人力、財力、物力、執(zhí)行力以及向心力。 活動中擁有多么雄厚的外部資源，但是內(nèi)部執(zhí)行力等跟不上，活動也很難達到最佳效果。

一個會議活動的構(gòu)思就是結(jié)合資源和目的，將活動提升到一個高度，并為其選擇一個平臺或載體，不同的平臺帶來的效果是完全不同的。

然后，考慮的是如何將這個高度用一個主題體現(xiàn)出來，如何通過具體的活動流程來展現(xiàn)主題，展現(xiàn)創(chuàng)意達到目的，如何利用現(xiàn)有資源或潛在資源來支撐或提升這個高度，通過一系列的框架，最終的活動目的又將進一步細化到什么程度，這就是一個活動的構(gòu)思。

主題出來，再圍繞活動主題尋找版塊，就像拼圖，框架出來，現(xiàn)在就是將其拼湊完整，可以搜索盡量多的與主題相關(guān)的活動元素，雖然并不是每一個都可以運用到，但是可以供選擇，安排出最合理的活動。

一個活動并不是一個方案就能解決的，為了保證活動效果，還需要將活動方案更加細分，如細分為宣傳方案、執(zhí)行方案、公關(guān)方案風(fēng)險意外機制等。

通常包括活動前的準(zhǔn)備，活動中的現(xiàn)場控制，活動后的安排。如果活動的規(guī)模不是特別大，公關(guān)方案和活動中執(zhí)行方案將會并入在這個方案中。

在制作活動進行執(zhí)行方案的時候，除了活動的流程以外，還應(yīng)該考慮到現(xiàn)場的人流方向，比如一場大的會議活動，在方案制作過程，就應(yīng)該設(shè)計出一套合理的人流安排和動線，

比如簽到處要充分考慮人員的聚集，安排寬廣一點的簽到區(qū)域，同時分配不同的簽到通道， 保證活動的人流分布合理，不會出現(xiàn) 人流擁擠。

在執(zhí)行方案中，最關(guān)鍵的是小組的分工和成員的分配，將每個項目籌備一個準(zhǔn)備小組，安排一個負責(zé)人，進行細致的分工，是在執(zhí)行方案中必須體現(xiàn)的。

在做執(zhí)行方案的時候，在制作者的頭腦中一定要把整個活動模擬數(shù)遍，把各個細節(jié)都考慮到，有順序地安排各個階段的時間，做到有條不紊。

其實執(zhí)行方案就是兩個方面的工作：物料的工作和人力資源的工作。將人和物有機的結(jié)合，那么這個執(zhí)行方案可以說是成功的了。

最后，會議執(zhí)行信奉一句話：兵不在多而在精。三分靠策劃，七分靠執(zhí)行。一個有創(chuàng)意的活動方案想要有生命，就要有足夠的執(zhí)行力，并且保證執(zhí)行過程的精確?；顒訄?zhí)行強調(diào)的就是人的執(zhí)行，因此，合理地安排活動工作人員，進行權(quán)責(zé)分明的分工，

讓每個工作人員清楚自己的職責(zé)也是整個執(zhí)行過程的關(guān)鍵。也就是說，活動執(zhí)行成功與否的關(guān)鍵不是安排了多少個人，而是在于是否明確了每個人的工作崗位，做到各盡其責(zé)，各盡其職。

專業(yè)的事要交給專業(yè)的人負責(zé)：音響老師、禮儀人員、LED屏幕流程控制老師、執(zhí)行導(dǎo)演等等

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