會議是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有目的的議事活動，它是在限定的時間和地點(diǎn)，按照一定的程序進(jìn)行的。同時在提升形象、促進(jìn)發(fā)展、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益等方面具有促進(jìn)的作用。

近年來隨著國家的繁榮，與對文化形象的重視，會議活動也越發(fā)頻繁。那么一場活動到底包含哪些要點(diǎn)呢?

1、活動目的

在做方案前需要對活動的目的進(jìn)行研究與分析，有一個清晰的需求。

2、活動主題

活動主題是對活動內(nèi)容的高度概括，對整個活動起著指導(dǎo)作用。主題必須設(shè)計(jì)的精彩、恰當(dāng)，具有唯一性、相關(guān)性和易于傳播性。

3、活動對象

即確認(rèn)此次活動的目標(biāo)受眾并進(jìn)行分析和定位，活動所針對的受眾群體不同所采取的方案策略也不同，個體的經(jīng)濟(jì)條件、生活習(xí)慣、價值觀念、利益要求等差異會使目標(biāo)客戶群體現(xiàn)不同的特點(diǎn)，所以必須確認(rèn)目標(biāo)客戶群體才能制定有效的活動方案。

4、預(yù)算控制

一場活動的預(yù)算、資源、時間、目標(biāo)等都是有明確限制的。因此先確定預(yù)算，再制定計(jì)劃其實(shí)是相對穩(wěn)妥的辦法。

5、預(yù)定會場

會議時間確定之后，要立刻與會議場所聯(lián)系溝通，預(yù)定會議室，并安排做好先期工作。同時需要預(yù)定會議期間參會人員的用餐及住宿。

6、會議邀請

按照會議時間要求，落實(shí)登記與會人員，要及時準(zhǔn)確下發(fā)會議通知，使參會人員有充裕時間做好準(zhǔn)備，避免重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。

7、人員安排

包括：項(xiàng)目組長、策劃、執(zhí)行、設(shè)計(jì)、攝影攝像、禮儀等人員。在選成員的時候，需明確成員工作職責(zé)，做到專人專項(xiàng)，從而提高工作效率。

8、會場布置

要從場地大小，物料數(shù)量，物料大小，領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓人數(shù)、舞臺大小等多方面綜合考慮，再確定背景板、音響、燈光、坐席等物料的擺放。并嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)專項(xiàng)檢查，已確保坐席、人員名單、音響、燈光等各項(xiàng)無誤，防止遺漏。

9、活動總結(jié)

活動結(jié)束后需要對這次活動進(jìn)行總結(jié)歸納從而向客戶或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對于活動執(zhí)行過程中，需將出現(xiàn)的問題匯總并尋找出現(xiàn)問題的原因，避免下次類似的問題再次發(fā)生。

舉辦活動需要注意的問題還有很多，一場大型活動找一個專業(yè)的活動策劃公司必不可少。

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