想要做好一次活動(dòng)，怎么樣開(kāi)始呢？

要舉辦或者統(tǒng)籌一個(gè)活動(dòng)，調(diào)研是首要的第一步，正所謂“知己知彼，才能百戰(zhàn)百勝?！敝挥屑?xì)致、全面的調(diào)研工作，才能盡可能的避免策劃環(huán)節(jié)與執(zhí)行環(huán)節(jié)的脫鉤。

一般來(lái)說(shuō)，調(diào)研就是對(duì)資料的搜集整理，首先是對(duì)當(dāng)?shù)刭Y源的發(fā)現(xiàn)與分析。以我們做過(guò)的廣東旅游節(jié)為例，既然是旅游節(jié)，我們首先要了解廣東的旅游景點(diǎn)以及歷史文化特征，嶺南文化是廣東的代表，交流與溝通始終是嶺南文化的源頭活水，無(wú)論是古代的海上絲綢之路，還是近現(xiàn)代的經(jīng)濟(jì)特區(qū)，嶺南文化始終沒(méi)有停止文化的對(duì)話(huà)和交流。廣府人、客家情;潮汕韻、南海風(fēng)，這些都是廣東的歷史和人文特色;從自然景觀上來(lái)說(shuō)，它又有丹霞地貌、海洋資源、世界非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的開(kāi)平碉樓、永定客家土樓之最等等，這些內(nèi)容豐富而龐雜，其實(shí)很難在一臺(tái)晚會(huì)上體現(xiàn)，既使做出拼盤(pán)式地體現(xiàn)，也完全沒(méi)有震撼力。

就在策劃陷入僵局的時(shí)候，一個(gè)契機(jī)出現(xiàn)了，南海一號(hào)沉船打撈，正好成為了全社會(huì)的焦點(diǎn)事件，我們牢牢地抓住這一事件不放，很快策劃出“蔚藍(lán)船說(shuō)”的節(jié)目主線，并開(kāi)國(guó)內(nèi)之先河，讓一臺(tái)晚會(huì)首次具有音樂(lè)史詩(shī)劇式的情節(jié)性。

策劃要注意的第二個(gè)問(wèn)題是對(duì)往屆的活動(dòng)以及相關(guān)的同類(lèi)活動(dòng)進(jìn)行搜集整理，這是保證你的策劃不與別人雷同而且優(yōu)異于別人的基本功課;接下來(lái)，還要對(duì)旅游的客源進(jìn)行調(diào)研，因?yàn)槭袌?chǎng)的要求是以消費(fèi)者為導(dǎo)向的，再好的活動(dòng)選錯(cuò)了參與對(duì)象，策劃出來(lái)的活動(dòng)一定不會(huì)有人買(mǎi)賬;最后，還要對(duì)客戶(hù)的需求進(jìn)行分析和歸納，在這基礎(chǔ)之上再來(lái)做一個(gè)減法，也就是對(duì)這些資料進(jìn)行過(guò)濾，哪些可以轉(zhuǎn)變成亮點(diǎn)，哪些是以前做過(guò)的，這次不再考慮的，綜合出來(lái)這些元素之后才能更好地對(duì)整個(gè)活動(dòng)的主題、節(jié)目形式加以把控。切記，一味地迎合客戶(hù)的需求是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，也是很危險(xiǎn)的，這會(huì)使他認(rèn)為你沒(méi)有干貨，沒(méi)有水平，你的策劃一定要讓他眼睛為之一亮。

前期的調(diào)研是非常重要的一方面，而更重要的就是如何跟客戶(hù)的溝通。跟客戶(hù)的溝通是需要技巧的，因?yàn)樗俏覀兊呢?cái)神爺。

要做一個(gè)好的活動(dòng)，雙方的溝通一定要直接、要明確，而不能拐彎抹角，也不能想當(dāng)然地認(rèn)為對(duì)方就是這么想的，甲乙雙方的信息對(duì)稱(chēng)、理解一直是活動(dòng)成功的重要前提。作為這次活動(dòng)策劃方，除了要跟領(lǐng)導(dǎo)層、決策層溝通以外，還要跟執(zhí)行對(duì)接人員有充分的溝通;而作為活動(dòng)的主辦方，則有義務(wù)把活動(dòng)的需求講得盡可能清楚、明白。從場(chǎng)地的選擇、活動(dòng)的規(guī)模、活動(dòng)的體量、活動(dòng)的目的等等

簡(jiǎn)單地說(shuō)，你要什么你得告訴我，我能做什么 我要告訴你，通過(guò)不斷磨合，彼此就目標(biāo)一致了。

比如深圳第26屆世界大學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)開(kāi)幕式的招標(biāo)方案中，招標(biāo)書(shū)中主辦方的要求就非常明晰，其一，對(duì)開(kāi)幕式的風(fēng)格要求：絕對(duì)不能等同于2008年北京奧運(yùn)會(huì)，不能跟2008年北京奧運(yùn)會(huì)用同樣的元素，因?yàn)樯钲谑且蛔F(xiàn)代化開(kāi)放的城市，沒(méi)有那么多深厚的文化歷史，所以不應(yīng)該用五千年文化來(lái)承載;其次，大運(yùn)會(huì)的主題口號(hào)就是“從這里開(kāi)始”，寓意著深圳是面向未來(lái)的，同時(shí)，大學(xué)生的群體跟奧運(yùn)會(huì)的群體也是不同的;第三，對(duì)場(chǎng)地提出明確的要求，因?yàn)轶w育場(chǎng)館的承重能力不夠，所以運(yùn)用威亞技術(shù)會(huì)有很多限制，天花板的熔點(diǎn)很低，因?yàn)榻^對(duì)不能夠燃放煙花…… ，這些要求能讓投標(biāo)者一目了然。

但是，有很多客戶(hù)就未必能夠想得這樣細(xì)致，作為一個(gè)好的活動(dòng)主辦方，和策劃方的溝通是非常必要的。主辦方不是說(shuō)請(qǐng)來(lái)一個(gè)策劃公司就不管了，一味讓策劃公司來(lái)揣摩你的訴求會(huì)走很多彎路，導(dǎo)致方案和時(shí)間都不夠，因?yàn)槟銓?duì)地方的文化、歷史、場(chǎng)地等等都比較熟悉，所以必須盡可能明確地告訴策劃方你的需求。

怕就怕主辦方也沒(méi)有想清楚自己的訴求，他只知道要做一個(gè)活動(dòng)，但這個(gè)活動(dòng)到底是怎么樣的他并不知道，在這種情況下怎么辦?

策劃方應(yīng)該在收集主辦會(huì)當(dāng)?shù)刭Y源的基礎(chǔ)上，在不改變主辦方基本需求的基礎(chǔ)上，與其平等溝通，一起提練本次活動(dòng)的核心價(jià)值與訴求，如2007年的廣東旅游節(jié)，策劃這個(gè)活動(dòng)，為了提升廣東省的旅游品牌，我們建議客戶(hù)不要做成拼盤(pán)式的文藝晚會(huì)，而是以史詩(shī)表演的故事形式串聯(lián)起整臺(tái)晚會(huì)，

讓它更有特色，這樣才有利于品牌和知名度的提升。事實(shí)證明，“蔚藍(lán)船說(shuō)”最終獲得了巨大的成功;

當(dāng)然，針對(duì)不同的客戶(hù)需求，我們會(huì)提出不同的建議，來(lái)與客戶(hù)的訴求相匹配，比如海南歡樂(lè)節(jié)，客戶(hù)就對(duì)人數(shù)和形式?jīng)]有具體的要求，但是強(qiáng)調(diào)活動(dòng)要做成一個(gè)集體式的歡樂(lè)狂歡節(jié)，面對(duì)這樣的訴求，我們就要著力在活動(dòng)的規(guī)模上下功夫了。

活動(dòng)的策劃/活動(dòng)的執(zhí)行/廣州的會(huì)議策劃公司/廣州比較好的會(huì)議策劃公司